Chỉ còn chưa đầy vài tháng nữa là đến Tết, bạn đã lên kế hoạch tổ chức tiệc tất niên chu toàn cho công ty, doanh nghiệp chưa? Nếu câu trả lời là chưa, khi bạn vẫn còn đang loay hoay tìm kiếm, lên ngân sách, nhân sự… Thì hãy dành ra vài phút để đọc bài viết gợi ý kế hoạch cho tiệc tất niên linh đình, chỉnh chu từ Kalina nhé. Đảm bảo sau khi đọc xong bài viết này, bạn đã có thể rút ra được cho mình vài kinh nghiệm cũng như tuyệt chiêu để tung ra cho buổi tiệc tất niên công ty của mình đó.
1. Lên Danh Sách Số Lượng Người Tham Gia Tiệc Tất Niên
Đây được xem là bước khởi đầu cho việc lên kế hoạch cho một buổi tiệc nói chung và tiệc tất niên nói riêng. Số lượng khách tham gia dự tiệc sẽ được tính từ ba nguồn cụ thể bao gồm: thứ nhất toàn thể nhân viên, lãnh đạo công ty, thứ hai là nhóm khách hàng (khách hàng thân thiết, khách hàng tiềm năng, khách hàng VIP) và nhóm thứ 3 chính là các đối tác, cơ quan truyền thông, cộng sự hợp tác, liên kết bên ngoài.
Lên danh sách số lượng người tham gia đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bởi nó giúp chúng ta lên ngân sách chi tiêu, tìm kiếm địa điểm, định hình chủ đề buổi tiệc, lên số lượng thiệp, quà tặng… Nếu bạn lơ là hoặc không kiểm tra, rà soát kỹ bước này. Thì rất dễ ảnh hưởng đến buổi tiệc của bạn diễn ra không được thành công suôn sẻ. Chẳng hạn như số lượng khách mời quá đông trong khi quy mô sảnh tiệc nhỏ và ngược lại. Thiếu hụt món ăn, quà tặng, thiếu hụt nhân sự tiếp đón khách… Chính vì vậy, để hạn chế tối đa các vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong buổi tiệc. Bạn nên lên một danh sách số lượng người tham dự chi tiết, cụ thể. Quản lý chặt chẽ khâu đón tiếp khách, chỉ những ai có thư mời, thiệp hoặc nằm trong danh sách đăng ký mới có thể vào tham gia buổi tiệc.
2. Chuẩn Bị Các Tiết Mục Biểu Diễn Trong Buổi Tiệc
Các tiết mục biểu diễn trong buổi tiệc được xem là một phần không thể thiếu. Nó giúp tăng không khí của buổi tiệc thêm phần sôi động, náo nhiệt, vui vẻ. Đặc biệt trong tiệc tất niên Year End Party, các tiết mục biễu diễn như văn nghệ, trò chơi được xem là một trong những điểm nhấn đặc sắc. Được hầu hết các khách mời mong chờ.
Đối với các mà biểu diễn bạn có thể lựa chọn các tiết mục như:
- Tiết mục văn nghệ đến từ nhân viên trong công ty hoặc khách mời, nghệ sĩ.
- Tiết mục trò chơi, bốc thăm trúng thưởng.
- Tiết mục trao thưởng, vinh danh các nhân viên có thành tích xuất sắc. Các đối tác chiến lược tiềm năng trong một năm vừa qua.
- Các video trình chiếu nhìn lại chăng đường một năm qua với những thành tích đạt được. Ưu và nhược điểm, định hướng các mục tiêu kinh doanh trong năm mới…
3. Lên Kịch Bản Chương Trình Hoàn Thiện
Một buổi tiệc thành công thì kịch bản chỉnh chu chính là yếu tố cấu thành nên. Chính vì thể bạn nên bàn bạc kỹ lưỡng với cộng sự cũng như ban lãnh đạo để có một kịch bản phù hợp và cụ thể nhất. Kịch bản chương trình sẽ bao gồm các hạng mục như:
- Số lượng và thứ tự các tiết mục biểu diễn trong chương trình.
- Phân bố thời gian diễn ra từng hạng mục. Chẳng hạn như đón tiếp khách, biểu diễn văn nghệ, diễn văn tổng kết cuối năm, lên món ăn, trao quà…
- Kịch bản cụ thể dành cho Mc, người dẫn kiểm tra rà soát độ chính xác đầy đủ. Các thông tin như tên công ty, ban lãnh đạo, tên tiết mục, doanh thu, doanh số…
- Kiểm tra giám sát các công đoạn lắp ghép sân khấu, trang trí sảnh tiệc, lên món, âm thanh, ánh sáng, đạo cụ biểu diễn…
- Phân bổ nhân sự tham gia các công đoạn diễn ra trong tiệc.
- Lên các phương án dự phòng cho các phát sinh không mong muốn có thể xảy ra trước trong và sau buổi tiệc.
- Chạy tổng duyệt chương trình, test âm thanh, ánh sáng, tiết mục biểu diễn…
4. Hoạch Định Bản Ngân Sách Tổ Chức Tiệc Tất Niên
Bản ngân sách cho buổi tiệc tất niên cần đảm bảo các yếu tố chi cụ thể như:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức.
- Chi phí đồ ăn, thức uống, phục vụ.
- Chi phí trang trí sân khấu, sảnh tiệc, lobby.
- Chi phí quà tặng, thưởng thành tích.
- Chi phí biễu diễn văn nghệ.
- Chi phí thiết kế, in ấn gồm thiệp mời, banner, backdrop, brochure, card…
- Chi phí chụp hình, quay phim
- Chi phí dự phòng, phát sinh.
5. Xem Xét Menu Món Ăn, Lựa Chọn Loại Hình Tiệc
Ẩm thực cúng được xem là một trong các yếu tố quyết định đến thành công của một buổi tiệc tất niên. Với sự phát triển dịch vụ, bên cạnh các loại hình tiệc thông thường như bàn dài, bàn tròn. Thì hiện nay bạn cũng có thêm lựa chọn mới cho tiệc tất niên theo phong cách phương Tây. Chẳng hạn như tiệc buffet kết hợp tiệc cocktail đứng…
Tùy theo số lượng người tham dự, bạn có thể lên định lượng thức ăn, số món sao cho phù hợp và đầy đủ nhất. Trình tự các món ăn sẽ đi theo thứ tự các món khai vị đến các món ăn nhẹ, món ăn chính và cuối cùng là món tráng miệng. Đối với các món ăn, bạn nên kiểm tra quy trình chế biến, phục vụ để đảm bảo được yếu tố an toàn vệ sinh thực phẩm. Điều này giúp bạn hạn chế tối đa các trường hợp phát sinh không mong muốn.
